Hrvatska demokratska zajednica (u daljnjem tekstu HDZ) nastoji u svom poslovanju biti usklađena sa svim relevantnim zakonskim odredbama i propisima koji se odnose na osobne podatke u svim zemljama u kojima ima svoje organizacije.
Ovaj dokument određuje temeljne principe po kojima HDZ obrađuje osobne podatke članova, simpatizera, donatora, poslovnih suradnika, zaposlenika, dobavljača i drugih te utvrđuje uloge i odgovornosti u svim dijelovima i organizacijama HDZ-a prilikom obrade osobnih podataka.
Ova politika odnosi se na HDZ koji je član Europske pučke stranke i obrađuje osobne podatke gore navedenih kategorija ispitanika unutar Republike Hrvatske i Europske Unije.
Korisnici ovog dokumenta su svi članovi i zaposlenici HDZ-a na neodređeno ili određeno vrijeme, simpatizeri stranke, kao i sve treće strane koje HDZ angažira.
Definicije navedene u ovom dokumentu definira čl. 4. Opće uredbe o zaštiti podataka:
Načela zaštite podataka definiraju glavne odgovornosti unutar organizacije koja raspolaže osobnim podacima. Čl. 5. st. 2. Opće uredbe određuje da je voditelj obrade odgovoran za usklađenost te mora biti u mogućnosti to i dokazati (pouzdanost).
Osobni podaci u HDZ-u obrađuju se na zakonit, pošten i transparentan način u odnosu na ispitanika.
Osobni podaci prikupljeni su u skladu sa zakonskim obavezama i legitimnim interesima HDZ-a te se ne smiju obrađivati na bilo koji način koji nije u skladu s tim svrhama.
Osobni podaci ograničeni su na ono što je nužno za ispunjavanje svrhe obrade. HDZ prilikom definiranja svrhe primjenjuje anonimizaciju i pseudonimizaciju kad je to moguće, kako bi se smanjio rizik za ispitanika.
Osobni podaci su točni i prema potrebi se ažuriraju. Ako se tijekom obrade pojave netočni podaci, HDZ kao voditelj obrade bez odlaganja ih briše ili ispravlja.
Osobni podaci čuvaju se samo onoliko koliko je potrebno da se ispuni svrha radi koje se obrađuju. Rokovi i procedura čuvanja definirani su u Politici čuvanja podataka HDZ-a.
Vodeći računa o tehnološkim dostignućima, raspoloživim sigurnosnim mjerama i troškovima implementacije, HDZ je implementirao odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere kako bi obrada osobnih podataka pružala sigurnost te zaštitu od slučajnog ili nezakonitog uništenja, gubitka, izmjene, neovlaštenog odavanja ili pristupa.
HDZ je ozbiljna organizacija i u svakom je trenutku u stanju dokazati poštovanje prethodno navedenih načela.
Opća uredba o zaštiti podataka propisuje načine obavješćivanja i komunikacije s ispitanikom o njegovim osobnim podacima (čl. 12., 13. te čl. 15.–22.) te obavješćivanje o povredi podataka (čl. 34.). Čl. 12. posebno traži da obavješćivanje i komunikacija slijede sljedeća pravila:
Čl. 4. st. 11. propisuje da privola ispitanika mora biti slobodno dana, specifična, informirana i nedvosmislena, te kojom on daje pristanak za obradu osobnih podataka koji se odnose na njega.
HDZ prikuplja najmanju moguću količinu osobnih podataka. Ako se podaci prikupljaju od treće strane, HDZ u pripremi i definiranju svrhe obrade osigurava da se prikupljanje vrši na zakonit način.
Svrha, metode, ograničenje pohrane i razdoblje zadržavanja moraju biti sukladni informacijama sadržanim u Izjavi o privatnosti. HDZ čuva točnost, integritet, povjerljivost i relevantnost osobnih podataka, a odgovarajući sigurnosni mehanizmi koriste se radi sprečavanja krađe, povrede prava ili zlouporabe osobnih podataka.
Kada HDZ angažira izvršitelja obrade, treću stranu ili poslovnog partnera, dužan je osigurati da poduzmu sigurnosne mjere zaštite koje odgovaraju mogućim rizicima; u tu svrhu koristi se Upitnik o usklađenosti s Općom uredbom. HDZ ugovorom traži istu razinu zaštite podataka koja je zastupljena u HDZ-u, a treća strana smije obrađivati podatke jedino radi izvršavanja ugovornih obveza ili po nalogu HDZ-a.
Kada je u ulozi voditelja obrade, HDZ je dužan ispitanicima osigurati prihvatljiv mehanizam pristupa njihovim osobnim podacima. Ispitanicima je osigurano i ažuriranje, ispravljanje, brisanje ili prenošenje osobnih podataka ako je to primjenjivo ili propisano zakonom.
Ispitanici imaju pravo, na zahtjev, dobiti kopiju svojih podataka koje HDZ obrađuje u strukturiranom formatu te ih besplatno prenijeti drugom voditelju obrade. HDZ osigurava da se takvi zahtjevi procesiraju unutar 30 (trideset) dana, da nisu pretjerani i da ne utječu na prava zaštite osobnih podataka drugih pojedinaca.
Na zahtjev, ispitanici imaju pravo od HDZ-a tražiti brisanje svojih osobnih podataka. Kada je HDZ ujedno i voditelj obrade, odgovorna osoba mora poduzeti potrebne radnje (uključujući tehničke mjere) kako bi informirala treće strane koje koriste ili obrađuju te podatke o potrebi usklađivanja sa zahtjevom.
Osobni podaci smiju se obrađivati samo ako su izričito odobreni od odgovorne osobe. HDZ prilikom definiranja obrade odlučuje hoće li primijeniti Procjenu učinka zaštite podataka za svaku aktivnost obrade, sukladno Smjernicama za procjenu učinka zaštite podataka.
Prije ili tijekom prikupljanja osobnih podataka odgovorna osoba u HDZ-u dužna je propisno obavijestiti ispitanika o: vrsti podataka koja se prikuplja, svrsi i metodama obrade, pravima ispitanika, razdoblju čuvanja, mogućem međunarodnom prijenosu podataka, mogućem dijeljenju s trećim stranama i sigurnosnim mjerama. Ove se informacije nalaze u Izjavi o privatnosti.
Kada se podaci dijele s trećom stranom ili prenose u treću državu, HDZ u Izjavi o privatnosti jasno navodi gdje se i kojoj instituciji podaci prenose. Kod prikupljanja osjetljivih podataka Službenik za zaštitu podataka osigurava da se izričito navede za koga se ti podaci prikupljaju.
Kada se obrada temelji na privoli ili drugoj zakonskoj osnovi, odgovorna osoba osigurava adekvatno čuvanje evidencije privola te omogućuje ispitaniku da privolu povuče u bilo kojem trenutku. Kada se prikupljanje odnosi na dijete ispod 16 godina, prije početka prikupljanja pribavlja se roditeljska privola putem Obrasca roditeljske privole.
Osobni podaci obrađuju se samo u svrhe za koje su izvorno prikupljeni. Za obradu u drugu svrhu HDZ traži novu, jasnu i nedvosmislenu pisanu dozvolu ispitanika, uz navođenje izvorne i nove svrhe te razloga promjene. Metode prikupljanja usklađene su s relevantnim zakonom, dobrim poslovnim praksama i važećim sigurnosnim standardima.
Odgovornost za pružanje primjerene obrade podataka leži na svakome tko radi za HDZ ili s HDZ-om i ima pristup osobnim podacima koje HDZ obrađuje. Glavna područja odgovornosti nalaze se u sljedećim organizacijskim ulogama:
Donosi odluke i odobrava opće strategije HDZ-a za zaštitu osobnih podataka.
Odgovoran za upravljanje programima za zaštitu podataka te za razvoj i promoviranje politike zaštite osobnih podataka od prvog do zadnjeg elementa, kako je definirano u Opisu poslova službenika za zaštitu podataka.
Prati i analizira zakone o osobnim podacima i promjene regulative, osmišljava zahtjeve za usklađivanjem te pomaže poslovnim odjelima u postizanju ciljeva vezanih za osobne podatke.
Kada HDZ posumnja ili sazna da je došlo do povrede osobnih podataka, odgovorna osoba mora poduzeti internu istragu i pokrenuti korektivne mjere popravljanja štete.
Ukoliko se utvrdi da postoje bilo kakvi rizici za prava i slobode ispitanika, HDZ mora bez odgađanja, a najviše u roku od 72 sata otkad je rizik ili incident uočen, obavijestiti nadzorno tijelo — Agenciju za zaštitu osobnih podataka.